Hace unos días un cliente me comentaba que en su empresa estaban intentando implantar una metodología para agilizar funciones y procesos, y que todo el mundo se quejaba ¿Por qué se quejan los trabajadores?
Pues porque no les gustan los cambios.
Un cambio en el trabajo requiere un proceso de adaptación con la consiguiente inversión de energía y si la energía ya va muy justa, prestar atención a algo nuevo nos va a exigir más cotas de atención mientras lo aprendemos. Si además el proceso está vinculado a cierto temor o miedo al cambio y a no ser capaz de adaptarse a lo nuevo, el nivel de estrés se incrementa de forma exponencial. Cuanto más tiempo dura una situación nueva, mayor es el desgaste del organismo. Así que, si los cambios no se plantean bien y no cuentan con la confianza o convicción de los trabajadores, el resultado casi seguro que será negativo o al menos se pagará una factura elevada.
Implantar mejoras en una empresa bajo estrés puede conllevar cierta dificultad, ya que las personas estresadas tienen un bajo nivel de energía, y ante estas circunstancias, tendemos a hacer las cosas de forma automatizada, aunque no sea la forma más productiva de hacerlo.
Cualquier cosa que fuerce a tu cerebro a dejar lo ya conocido provoca estrés.
Y necesitarás una inversión mayor de energía y de atención hasta que ese nuevo hábito se automatice. El problema que surge en estas situaciones es: “si no tengo tiempo de atender mi trabajo, ¿cómo voy a emplear aún más tiempo y atención en aprender algo nuevo?”. Es por esto por lo que muchas empresas y profesionales no acaban de encontrar el momento adecuado para hacer cambios.
Nueve estrategias para gestionar el estrés en la empresa
1. Evaluar el estrés.
- Para ello hay que recabar y analizar una serie de datos:
nivel de absentismo laboral, rotación de personal, salud de los empleados, número de quejas de los trabajadores y nivel de productividad así como tomarle el pulso al clima o ambiente laboral entre los trabajadores. - También es interesante prestar atención al nivel de quejas o incidencias de atención al cliente, por lo general, en situaciones de estrés, los clientes no están bien atendidos.
2. Realizar test o cuestionarios.
- En ciertas circunstancias (según la empresa), puede resultar interesante realizar una prueba de estrés y ambiente laboral. Esto te va a actuar en dos direcciones, la primera es que los trabajadores tendrán oportunidad de expresar su situación y como la están viviendo. Y la segunda es que la directiva tendrá constancia, de primera mano, de cuál es la situación real de la empresa.
3. Revisa la forma de trabajar.
- Ante una situación de estrés prolongado, la solución nunca es esforzarse ya que una situación de falta de descanso o prisas solo se puede mantener por tiempo limitado. Así que lo efectivo es ver cómo se trabaja, cómo es la distribución del puesto de trabajo, cómo se organizan las tareas a realizar durante el día y el tiempo real que se suele tardar en hacerlas.
4. Detectar exceso de centralización y burocracia.
- Otro de los inconvenientes a detectar es si la empresa utiliza una política de administración muy centralizada, un proceso demasiado burocratizado o unliderazgo autoritario o ausente. Esto es también es causa de estrés en el trabajo. Hay que aprender a agilizar estas funciones.
5. Hacer un buen uso de la tecnología para aliviar el estrés.
- Un buen sistema de la gestión tecnológica logra una mayor eficacia y rapidez en gestionar diversas tareas ya que ayuda al empleado a gestionar mejor su tiempo y flujo de trabajo. Con frecuencia suelo observar que no le sacan suficiente partido a los recursos tecnológicos ya existentes.
6. Ergonomía.
- Al margen de los rasgos de la personalidad o psico-emocionales hay que tener también en cuenta las cuestiones ergonómicas (postura y movimiento corporales en el trabajo), ya que estas cuestiones pueden producir un exceso de tensión y deterioro de la salud, que conlleva mayor riesgo de lesión o absentismo laboral. Así que ya sea estando en la oficina, o realizando cualquier otra función, hay que prestar atención al movimiento y la posición corporal adecuada para realizar el trabajo. También hay que tener en cuenta las habilidades manuales, o incluso el nivel de fuerza física para trabajar en determinados puestos de trabajo.
7. Espacio físico-ambiental.
- Cualquier evaluación del estrés en el trabajo también debe incluir una revisión del espacio físico en relación con el ruido, la vibración, la iluminación, la temperatura, la humedad, etcétera. Dentro del espacio físico esta también el espacio que disponemos para realizar el trabajo.
8. Realiza pequeñas cosas.
- Las estrategias para afrontar el estrés no tienen que ser demasiado complicadas (sobre todo inicialmente). Comienza quitando cosas como el exceso de rigidez, burocracia o papeleo. Y establece acciones sencillas como repartir la carga de trabajo y mejorar la distribución de turnos. Comienza realizando pequeños cambios en la forma de hacer el trabajo y en cuanto se asimile ten preparado el siguiente. No satures a los empleados con excesos de cambios o con implantar la última metodología de moda.
9. Empieza por lo importante.
- Habla con los empleados y diles lo que se quiere hacer. “No se empiezan a realizar las cosas hasta dar confianza”, y dar confianza es utilizar las necesidades reales del entorno. Para ello una de las primeras cosas es reconocer el ambiente antes de incorporar el cambio o desafío. Deja que participen animándolos a aportar soluciones y ponerse pequeñas metas día a día; como se quiera hacer algo rápido o muchas cosas de golpe no resultará. Recuerda, lo primero es el compromiso y luego dosificar la energía para llevarlo a cabo. En una situación de estrés las personas ya están agotadas, así que ve con calma y con paso seguro.
Una de las habilidades a implantar es el desarrollo de equipos de alta eficiencia, y esto se consigue generando la habilidad de trabajar en equipo. Y hay que comenzar con los líderes, ya que la falta de capacidad de los mandos superiores e intermedios para dirigir y motivar a las personas es una de las causas principal del estrés en las empresas.